Sie haben sich entschieden, eine Veranstaltung für Ihre Einrichtung zu organisieren?

Egal, ob es sich um einen klassischen Vortrag handelt, um eine Podiumsdiskussion oder einen Workshop, denken Sie bereits im Vorfeld an folgende Punkte, damit alles rundum
gelingt.

  • 1. Die Eckdaten klären
    1.1. Termin und Uhrzeit
    Nachdem Sie sich auf ein Thema geeinigt und einen passenden Referenten gefunden haben, werden ein geeigneter Termin gesucht und am besten auch gleich die Uhrzeit für Beginn und Ende der Veranstaltung festgelegt.

    1.2. Titel der Veranstaltung
    Legen Sie in Absprache mit dem Referenten einen Titel fest, der nicht zu lang sein sollte und das Interesse der Zielgruppe auf die Veranstaltung weckt.

    1.3. Kurzbeschreibung der Veranstaltung
    Bitten Sie um eine kurze inhaltliche Beschreibung der Veranstaltung, die auch zur Weitergabe an die Presse geeignet ist, eventuell mit einem ansprechenden Foto.

    1.4. Honorar mit/ohne Fahrt-/Reisekosten
    Besprechen Sie mit dem Referenten das Honorar, fragen Sie nach eventuellen Fahrt-/oder Reisekosten und Spesen. Klären Sie im Kreis der Veranstalter die Höhe des Honorars, legen Sie fest, wie hoch der Eintrittspreis sein soll und ob er zum Beispiel für Schüler und Erwachsene gestaffelt sein soll. Ist der Veranstalter (oder zum Beispiel ein Förderverein) unter Umständen bereit, einen Zuschuss zu gewähren, falls nicht genügend Karten verkauft werden, um das Honorar und weitere Kosten zu decken?

    1.5. Fragen an den Referenten
    • Welche technische Ausstattung benötigt der Referent für seinen Vortrag oder Workshop?
    • Sollen bestimmte Utensilien oder Material zur Verfügung stehen?
    • Ist ein Handout für die Teilnehmer erwünscht?

    1.6. Ort und Raum
    Von der Art der Veranstaltung und der zu erwartenden Anzahl der Teilnehmer bzw. Zuhörer hängt die Auswahl des Raumes für die jeweilige Veranstaltung ab. In einer Schule oder Kindertagesstätte eignen sich dafür entweder die Aula, ein Klassenzimmer oder Gruppenraum. Ob und zu welchen Konditionen ein Raum zur Verfügung gestellt werden kann, muss im Vorfeld mit der Leitung der Einrichtung geklärt werden. Es kann hilfreich sein, bereits vorab auch mit dem Hausmeister Einzelheiten – wie zum Beispiel die technische Ausstattung- zu besprechen.
    Desweiteren besteht die Möglichkeit, einen Raum in einer Gastwirtschaft oder öffentlichen Institution zu mieten, wofür in der Regel Kosten anfallen.

    1.7. Schriftliche Bestätigung
    Lassen Sie sich sämtliche Abmachungen vom Referenten bzw. der Person, die die Räumlichkeiten zur Verfügung stellt, schriftlich bestätigen.

    2. Werbung
    Eine rechtzeitige Bekanntgabe der Veranstaltung ist unerlässlich für ein volles Haus.
    Folgende Vorgehensweise für die Öffentlichkeitsarbeit hat sich bewährt:

    2.1. Plakate und Handzettel
    Plakate und Handzettel sind heute leicht selbst zu entwerfen und auszudrucken. Es ist sinnvoll, genau zu überlegen, wo die Plakate aufgehängt werden und wie groß sie maximal sein dürfen. Zu empfehlen sind exponierte Flächen in der/den Einrichtungen, die den Abend organisieren, und ähnliche, in der die Zielgruppe angesprochen wird, sowie ausgewählte Geschäfte in der jeweiligen Gemeinde.
    Sprechen Sie sich ab, wer wie viele Plakate an welchen Orten anbringt.
    Handzettel können zum Beispiel mit einem Elternbrief verschickt werden, am besten ist es jedoch, sie den Eltern als Einladung persönlich zu übergeben. Klären Sie, wer das übernehmen kann.

    2.2. Presse
    Stellen Sie einen persönlichen Kontakt zu den Redaktionen der örtlichen Presse her und bitten Sie um eine zeitnahe Ankündigung der Veranstaltung. Verfassen Sie einen kurzen Text, in dem die „fünf W“ enthalten sind:
    Wann findet welche Veranstaltung wo statt?
    Wer lädt dazu wen ein?
    Nennen Sie auch den Titel der Veranstaltung, legen sie nach Absprache mit der Redaktion ein ansprechendes Foto bei. Aus den eingereichten Informationen formulieren die Pressevertreter einen für ihr Medium passenden Ankündigungstext mit Überschrift.

    Tipp: Sie möchten Ihre Fähigkeit, Pressemitteilungenzu verfassen, optimieren? Erkundigen Sie sich bei Ihrem Bildungswerk nach einem passenden Kurs!
    Reichen Sie Ihre Informationen immer rechtzeitig ein, bedenken Sie dabei die Möglichkeiten des jeweiligen Presseorgans: Eine Tageszeitung kann kurzfristiger agieren als ein Wochenblatt, ein monatlich erscheinendes Magazin hat mindestens zwei Wochen vor Erscheinen Redaktionsschluss, während der Lokalfunk auch noch spontan Informationen weitergeben kann.
    Handelt es sich um eine für die breite Öffentlichkeit interessante Veranstaltung, können Sie die Redaktion auch um eine Berichterstattung im Anschluss bitten. Laden Sie dazu einen bzw. mehrere Medienvertreter ein, für den/die dann auf der jeweiligen Veranstaltung ein Platz in der ersten Reihe reserviert sein und ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen sollte. Bieten Sie auch die Möglichkeit zum Fotografieren sowie für ein kurzes Interview mit dem Referenten vor oder nach der Veranstaltung.

  • 2.3. Eintrittskarten
    Haben Sie entschieden, ob es einen Vorverkauf der Eintrittskarten – zum Beispiel über die örtlichen Buchhandlungen – geben soll?
    Das macht bei größeren Veranstaltungen Sinn, eventuell ist auch jemand bereit, telefonische Reservierungen anzunehmen?

    2.4. Feedbackbögen
    Die Rückmeldungen der Teilnehmer sind wichtig auch für die Planung weiterer Veranstaltungen. Ein Feedbackbogen mit den wichtigsten Fragen kann dafür hilfreich sein. Legen Sie fest, wann er ausgegeben werden soll, und achten Sie auf dessen Rücklauf.

    3. Organisation am Abend
    Auch für den reibungslosen Ablauf am Abend
    ist eine gute Vorbereitung wichtig.

    3.1. Kasse
    Je nach der zu erwartenden Teilnehmerzahl und falls Karten reserviert werden konnten, sind eine oder zwei Kassen sinnvoll. Entsprechendes Wechselgeld sollte abgezählt bereit liegen.
    Legen Sie fest, wer die Kasse nach Beginn der Veranstaltung aufbewahrt.

    3.2. Technische Ausstattung
    Es empfiehlt sich, die technische Ausstattung wie Beleuchtung, Mikrophon, Leinwand, Beamer etc. rechtzeitig vor Beginn der Veranstaltung noch einmal zu checken.
    Klären Sie mit dem Referenten vorab, ob bzw. welche Art Mikrophon (Hand-, Ansteck-Mikro oder Headset) zur Verfügung stehen, damit er sich darauf einstellen kann.

    3.3. Betreuung des Referenten
    Es ist eine nette Geste, wenn die Person, die mit dem Referenten die Einzelheiten ausgehandelt hat, den Gast freundlich empfängt, den anderen vorstellt, mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut macht, ihm etwas zu trinken anbietet, die Garderobe zeigt sowie ihm noch vor Einlass der Besucher die Möglichkeit gibt, die Bühne zu begutachten und die Ausstattung mit dem Techniker durchzusprechen.
    Informieren Sie ihn über die Pressevertreter, die ihr Kommen zugesagt haben.

    3.4. Bewirtung
    Besteht in der Pause, deren zeitlicher Rahmen mit dem Referenten genau abgesprochen worden ist, die Möglichkeit, die Teilnehmer mit Getränken zu bewirten? Dieser Service wird immer gut angenommen. In größeren Schulen besteht dieses Angebot zum Beispiel über den Hausmeister, über die Schülermitverwaltung oder es erklären sich engagierte Eltern dazu bereit.

    3.5. Büchertisch
    Haben Sie sich in Absprache mit dem Referenten und den örtlichen Buchhandlungen für einen Büchertisch entschieden, suchen Sie einen geeigneten Platz dafür und klären Sie, wer ihn personell am Abend betreut. Ist der Referent selbst Autor eines oder mehrerer Bücher, kommt es immer gut an, wenn er sich nach dem Vortrag noch Zeit fürs Signieren nimmt.

    4. Nachbesprechung
    Eine Nachbesprechung der Veranstaltung empfiehlt sich zeitnah.

    4.1. Überlegen Sie gemeinsam:
    Was lief gut? Was könnte das nächste Mal besser laufen? Wie ist das Echo in der Presse?
    – Notieren Sie die wichtigsten Punkte für die optimale Vorbereitung der nächsten Veranstaltung.

    4.2. Aufgaben, die zur Nachbereitung
    anstehen könnten:
    • Pressebericht an den Referenten schicken
    • Archivieren der Presseberichte und Fotos
    • Email-Liste der Teilnehmer zur weiteren Vernetzungsmöglichkeit versenden (Einverständnis der dort Genannten vorher einholen)
    • Feedback-Bögen auswerten Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen bei Ihrer Veranstaltung

Familie

Das Erste, das der Mensch im Leben vorfindet,  
das Letzte wonach er die Hand ausstreckt,

das Kostbarste, was er im Leben besitzt,
ist die FAMILIE.

Qualitätsmanagement

Bestands- und Bedarfserhebung zu Bildungsangeboten für die GENERATION 60 + im Landkreis Bad Tölz-Wolfratshausen


VERANSTALTUNGS-PLANUNG